Zásady spracúvania osobných údajov
Ceníme si Vašu dôveru, ktorú nám prejavujete, keď nám zverujte Vaše osobné údaje a sme odhodlaný chrániť Vaše osobné údaje, aby ste sa u nás cítili bezpečne. V tomto dokumenty by sme Vás preto radi oboznámili s tým ako nakladáme s Vašimi osobnými údajmi, ako nás môžete kontaktovať, ak máte otázky k spracúvaniu Vašich osobných údajov a ďalšie dôležité informácie o spracúvaní vašich osobných údajov.
Pri spracúvaní Vašich osobných údajov sa riadime zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „Zákon“) a Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica č. 95/46/ES (ďalej len „GDPR“) a súvisiacimi predpismi.
Kto sme
Prevádzkovateľom pri spracúvaní Vašich osobných údajov sme my:
House from Brothers, s.r.o.
Hlavná 1115/190, 077 01 Kráľovský Chlmec
Email: info@hfbr.sk
Aké osobné údaje spracúvame
Spracúvame o Vás nasledujúce kategórie osobných údajov:
– bežné osobné údaje, akými sú napr. meno, priezvisko, dátum narodenia, bydlisko, email, tel. č.
Účel, právny základ spracúvania a doba uchovávania
- Kariéra
Účely a právne základy:
Výberové konanie: Osobné údaje na účely výberového konania spracúvame na základe Vašej žiadosti o prijatie do zamestnania (predzmluvné vzťahy).
Vedenie databázy uchádzačov: Ak pri odoslaní žiadosti o zamestnanie nám poskytnete súhlas so spracúvaním osobných údajov na účely zaradenia do databázy uchádzačov zaradíme Vás do našej databázy uchádzačov o prácu za účelom opakovaného kontaktovania. Osobné údaje na účely zaradenia do databázy uchádzačov spracúvame na základe Vášho súhlasu.
Doba uchovávania:
Vaše osobné údaje budeme uchovávať do ukončenia výberového konania. Ak ste nám poskytli súhlas so zaradením do databázy uchádzačov budeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu 1 roka odo dňa udelenia Vášho súhlasu.
- Zmluvné vzťahy
Účely a právne základy:
Plnenie zmluvy: Pokiaľ ste zmluvnou stranou zmluvy uzatvorenej s nami tak spracúvanie Vašich osobných údajov je nevyhnutné pre plnenie predmetu tejto zmluvy a s tým súvisiacimi zodpovednostnými vzťahmi (reklamácie, zodpovednosť za vady) a toto spracúvanie sa bude vykonávať práve na základe tejto zmluvy a osobitných právnych predpisov, akými sú najmä zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
K spracúvaniu Vašich osobných údajov za účelom plnenia zmluvy môže dôjsť aj vtedy, ak síce nie ste zmluvnou stranou danej zmluvy, ale táto zmluva s Vami inak súvisí, napr. ste kontaktnou osobou (zamestnancom) za nášho zmluvného partnera (Vášho zamestnávateľa) uvedenou v zmluve, ste záujemca o nehnuteľnosť, ktorá je predmetom zmluvy s naším klientom, a tak budeme Vaše osobné údaje spracúvať na základne nášho oprávneného záujmu.
Doba uchovávania:
Vaše osobné údaje uchovávame po dobu, dokiaľ nedôjde k naplneniu tohto účelu spracúvania (riadne splnenie zmluvy) a uplynutiu lehoty na uplatnenie prípadných nárokov, avšak max. 3 roky od splnenia predmetu záväzkového vzťahu. Účtovné doklady súvisiace so zmluvami uchovávame po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú za účelom spracovania a vedenia účtovníctva, účtovných a ekonomických dokladov.
- Komunikácia
Účel a právny základ:
Vzájomná komunikácia: V prípade, že nás kontaktujete v akejkoľvek záležitosti akýmkoľvek komunikačným kanálom (poštou, elektronickou poštou alebo telefonicky) Vaše osobné údaje spracúvame na účely vzájomného kontaktu s Vami. Osobné údaje na komunikáciu s Vami spracúvame na základe Vašej žiadosti. Evidenciu došlej a odoslanej pošty spracúvame na základe osobitného zákona.
Doba uchovávania:
Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu jedného roka od ukončenia jednotlivej komunikácie. Evidenciu došlej a odoslanej pošty budeme uchovávať 5 rokov po roku, ktorého sa týka.
- Vymáhanie pohľadávok a vedenie súdnych sporov
Účely a právny základ:
Vaše osobné údaje môžeme spracúvať za účelom vymáhania pohľadávok a vedenia súdnych sporov. Právnym základom na takéto spracúvanie je náš oprávnený záujem spočívajúci v obhajovaní a uplatňovaní našich právnych nárokov.
Doba uchovávania:
Osobné údaje za týmto účelom uchovávame max. 10 rokov po právoplatnom skončení súdneho sporu alebo do vymoženia pohľadávky.
- Marketing
Účel a právny základ:
Zasielanie informácií o novinkách, udalostiach a špeciálnych ponukách spoločnosti: Newsletter a marketingové informácie budeme zasielať iba v rozsahu a intervaloch tak, aby neboli pre Vás obťažujúce. Osobné údaje na účely marketingu spracúvame na základe vášho súhlasu.
Doba uchovávania:
Vaše osobné údaje získané na základe súhlasu budeme uchovávať 5 rokov od získania Vášho súhlasu.
Plnenie našich zákonných povinností
Pri spracúvaní Vašich osobných údajov za jednotlivými účelmi dochádza aj k spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe rôznych osobitných predpisov, ktoré nám ukladajú rôzne povinností, napr. spracovanie účtovníctva, účtovných a ekonomických dokladov, správa registratúry, sprístupnenie, poskytnutie údajov štátnym a iným orgánom, ktoré vykonávajú dohľad nad našou činnosťou alebo ktoré riešia spory, či pri vykonávaní rozhodnutí. Takýmito osobitnými predpismi sú napr. zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník, zákon č. 102/2014 Z.z. o ochrane spotrebiteľa, zákon
č. 222/2004 Z.z., o dani z pridanej hodnoty, zákon č. 431/2002 Z.z., o účtovníctve, zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Doba uchovávania:
Bude závisieť od povinnosti, ktorú máme na základe osobitného predpisu splniť.
Nevyhnutnosť poskytnúť osobné údaje
Ak je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje. V opačnom prípade nebude môcť byť naplnený účel spracúvania, ktorý prevádzkovateľ zamýšľal vykonať v prípade poskytnutia osobných údajov.
Poskytovanie a sprístupňovanie Vašich osobných údajov
Môžeme vo všeobecnosti sprístupniť a/alebo poskytnúť Vaše osobné údaje aj iným subjektom akými sú napr. daňový úrad, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce), súdy, orgány činné v trestnom konaní, účtovníci, audítori, advokáti, dodávatelia systémov a podpory IT a iní externí odborní poradcovia, a iným spoločnostiam, ktoré nám poskytujú produkty a služby. Nesieme zodpovednosť za náležitú ochranu Vašich osobných údajov, ktoré sú poskytované a/alebo sprístupňované iným subjektom v postavení sprostredkovateľa. Aktuálny zoznam konkrétnych príjemcov osobných údajov je možné poskytnúť na vyžiadanie prostredníctvom našej emailovej adresy.
Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii
Prevádzkovateľ neuskutočňuje a ani nemá zámer uskutočňovať prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania
Pri spracúvaní osobných údajov pre vyššie stanovené účely sa nevykonáva automatizované rozhodovanie ani profilovanie.
Vaše práva ako dotknutej osoby pri spracúvaní osobných údajov
Právo na prístup
Zjednodušene povedané máte právo vedieť, aké údaje o vás spracúvame, za akým účelom, po akú dobu, kde vaše osobné údaje získavame, komu ich poskytujeme, kto ich okrem nás spracúva a aké máte ďalšie práva súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov. Ak si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o vás spracúvame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú alebo nie sú z našej strany spracúvané, a ak je to tak, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom. V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracúvaných osobných údajov, pričom prvú kópiu Vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.
Právo na opravu
Osobné údaje musia byť správne, aktuálne a pravdivé. Ak zistíte, že osobné údaje, ktoré o Vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, poprípade doplnili. Uplatnením tohto práva nám pomôžete udržiavať Vaše osobné údaje správne a aktuálne.
Právo na výmaz
V niektorých prípadoch máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, pokiaľ je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:
vaše osobné údaje už nepotrebujeme na účely, na ktoré sme ich spracovávali;
odvoláte súhlas so spracovaním osobných údajov, pričom sa jedná o údaje, na ktorých spracovanie je váš súhlas nevyhnutný a zároveň nemáme iný základ a ani dôvod, na ich ďalšie spracúvanie;
využijete svoje právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov a my zistíme, že už žiadne takéto oprávnené dôvody na našej strane neprevažujú nad vašimi oprávnenými dôvodmi alebo
domnievate sa, že nami vykonávané spracúvanie osobných údajov sa vykonalo nezákonne.
Ale majte prosím na pamäti, že aj keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž nepovoľuje, ak spracovanie vašich osobných údajov je naďalej potrebné pre splnenie našej právnej povinnosti alebo preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie našich právnych nárokov.
Právo na obmedzenie spracúvania
V niektorých prípadoch môžete okrem práva na vymazanie využiť právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov. Toto právo Vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu Vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracúvania – v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na vymazanie), ale po obmedzenú dobu. Spracúvanie osobných údajov musíme obmedziť keď:
popierate správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho nám overiť správnosť Vašich osobných údajov;
Vaše osobné údaje spracovávame protizákonne, ale Vy budete pred výmazom takýchto údajov uprednostňovať iba ich obmedzenie;
Vaše osobné údaje už nepotrebujeme pre uvedené účely spracúvania, ale vy ich požadujete pre preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich právnych nárokov, alebo
vznesiete námietku proti spracovaniu, a to dobu, počas ktorej zisťujeme, či je Vaša námietka oprávnená.
Právo na prenosnosť údajov
Máte právo získať od nás všetky Vaše osobné údaje, ktoré ste nám Vy sami poskytli a ktoré spracúvame. Vaše osobné údaje Vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a v tejto súvislosti môžete využiť svoje právo na prenos týchto údajov k druhému prevádzkovateľovi, pokiaľ bude takýto prenos technický možný. Aby sme mohli na Vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže sa jednať iba o údaje, ktoré spracúvame automatizovane v našich elektronických databázach. Práva tretích strán však týmto nemôžu byť obmedzené.
Právo namietať proti spracúvaniu
Máte právo kedykoľvek namietať spracúvanie osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu. Nesmieme ďalej spracúvať tieto osobné údaje, pokiaľ sa nepreukážu nevyhnutné oprávnené dôvody na takéto spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Vždy máte tiež právo namietať voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, ak sa tieto spracúvajú na účely priameho marketingu. V takom prípade okamžite prestaneme spracúvať Vaše osobné údaje na účely priameho marketingu.
Právo podať sťažnosť
V prípade, že sa domnievate, že Vaše osobné údaje spracúvame neoprávnene alebo v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi máte právo proti nami vykonávanému spracovaniu osobných údajov podať sťažnosť na Úrad pre ochranu osobných údajov SR.
Právo odvolať súhlas
Máte právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať, ak sa osobné údaje spracúvajú na tomto právnom základe.
Ako a kde si môžete uplatniť Vaše práva
V prípade, ak máte akékoľvek otázky k tomuto dokumentu alebo použitiu Vašich osobných údajov alebo si chcete uplatniť Vaše práva popísané v tomto dokumente, môžete e-mailom, písomne alebo osobne na adrese sídla našej spoločnosti.
Na Vašu žiadosť týkajúcu sa spracúvania osobných údajov budeme odpovedať bez zbytočného odkladu v každom prípade do jedného mesiaca od jej doručenia. V osobitných prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace, ale v každom prípade Vás budeme o dôvodoch predĺženia lehoty informovať do jedného mesiaca od prijatia žiadosti. Informácie sa poskytujú bezplatne. Ak by však Vaše žiadosti boli neprimerané alebo často sa opakujúce môžeme požadovať primeraný administratívny poplatok za ich vybavenie.
Bezpečnosť
Prijali sme potrebné zákonné, organizačné, hmotné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov, ktoré sú v súlade so štandardmi o bezpečnosti údajov a ochrane súkromia. Ak poskytujeme a/alebo sprístupňujeme osobné údaje tretej osobe, ktorá poskytuje služby nevyhnutné na naplnenie niektorého z účelov spracúvania osobných údajov, takáto tretia osoba v postavení sprostredkovateľa má rovnako prijaté príslušné opatrenia na ochranu dôvernosti, integrity a bezpečnosti osobných údajov. Prijali sme taktiež potrebné kroky na zabezpečenie toho, aby boli osobné údaje, ktoré spracúvame spoľahlivé, presné a úplne pre účel ich použitia.
